Как не сгореть на дедлайне: советы по срочной печати для мероприятий

Вы готовитесь к форуму, выставке или корпоративу: логистика продумана, презентация готова, спикеры в строю, подарки закуплены. Но за сутки до события вдруг вспоминаете: «А где буклеты? А бейджи? А коробки для сувениров?». И вот уже в офисе начинается паника, звонки подрядчикам, экстренный поиск типографии. Знакомо?

Ситуация, увы, типичная. При подготовке к мероприятиям печатная продукция часто остается на последних позициях в списке задач, хотя ее отсутствие способно испортить все впечатление о бренде. Как организовать печать для мероприятий так, чтобы все было вовремя и без нервов — делимся опытом и реальными советами.

Когда срочно — это уже привычка

Срочные заказы в типографию прилетают ежедневно. Часто — ближе к вечеру. Еще чаще — с фразой «вчера нужно было».

Вот только некоторые ситуации, с которыми мы сталкиваемся:

• Компания участвует в форуме, а буклеты для форума на следующий день еще даже не отданы в печать.
• Заказчик забыл о бейджах и плакатах на выставку, и теперь все нужно «прямо сейчас».
• До корпоратива осталась ночь, и вдруг всплывает вопрос: «А упаковка для подарков где?».

Менеджеры уезжают на встречу с клиентом в другой город, а срочные каталоги на выезд отдела продаж только начинают верстать.

Во всех этих случаях счет идет не на дни — на часы. И выживает тот, кто умеет действовать быстро, но без суеты.

Почему все срывается: разбираем типичные ошибки

Понимание причин — первый шаг к решению.

Вот, что чаще всего идет не так:

• Не учли сроки производства. Даже самая быстрая типография не может отпечатать сложный тираж «за 10 минут». Нужны хотя бы минимальные технологические окна.
• Макеты «плавают». Если файл нужно допиливать, уточнять или править — время уходит впустую.
• Не согласованы материалы и форматы. Вы хотели плотный картон, а типография готова работать только с мелованной бумагой. Нюанс? Возможно. Но он сдвигает дедлайн.
• Поставщики не справились. Особенно, если типография работает через подрядчиков: один подвел — и вся цепочка срывается.

Как все успеть: 6 советов, проверенных на практике

Чтобы не оказаться в кризисной ситуации накануне важного события, достаточно внести небольшие правки в свой процесс подготовки.

Вот что действительно работает:

• Используйте шаблоны типографии. Большинство типографий, включая «Печатный Элемент», предоставляют шаблоны для визиток, буклетов, листовок и прочего. Это экономит часы на верстке и снижает риск ошибок.
• Работайте с готовыми макетами из архива. Храните универсальные макеты, которые можно быстро адаптировать под конкретную задачу.
• Оставляйте запас по времени на логистику. Даже при экспресс печати, курьеру нужно время на доставку. Пробки, дождь, перегруженные маршруты — все это нужно учитывать.
• Заведите чек-лист заказчика. Включите туда: какие материалы потребуются, какие макеты уже есть, кто согласовывает печать и к какому сроку. Такой чек-лист спасает в 9 из 10 случаев.

Что делать, если время уже поджимает?

Если у вас на руках только идея, а срок — «завтра к утру», все еще можно успеть. Главное — обратиться в типографию, которая умеет работать в режиме максимального цейтнота. «Печатный Элемент» — одна из таких. Мы не просто беремся за срочные проекты — мы на них специализируемся.

Мы понимаем, насколько важна скорость, особенно когда речь идет о мероприятиях. Именно поэтому у нас отлажен отдельный процесс для срочных заказов:

• Срочные тиражи за ночь — мы предлагаем полноценную ночную печать для клиентов, которым нужен результат уже к утру.
• Дежурные смены — даже в нерабочие часы, по предварительной договоренности, мы готовы запускать оборудование.
• Помощь с макетом — если макет требует доработки, наш дизайнер быстро адаптирует его под печатные требования.
• Гибкая система оплаты — по безналу, картой, наличными, через терминал. Документы для отчетности — на любой формат расчета.

Работаем как с юридическими лицами, так и с физическими. Предлагаем полный пакет сопроводительных документов: счет-фактура, калькуляция, товарная накладная. При оплате наличными — все передаем через курьера.

И конечно, мы работаем не только с однодневными заказами. Среди наших клиентов много компаний, которые оценили стабильность и скорость и делают печать для выставок, корпоративов, презентаций и конференций с нами на постоянной основе.

Заключение: в B2B лучше перестраховаться, чем извиняться

Когда дело касается мероприятий, цена ошибки выше. Один сдвинутый срок — и уже нечем оформлять стенд, нечего раздавать участникам, нечем впечатлить клиентов. Именно поэтому нужно выстраивать партнерские отношения с типографией заранее — так, чтобы даже в авральной ситуации у вас был надежный тыл.

Типография «Печатный Элемент» — это именно такой партнер. Мы не просто печатаем, мы спасаем. Помогаем бизнесу не сгореть на дедлайне и провести мероприятие так, чтобы о вас говорили долго — и только хорошее.