Факсимиле: что это такое и когда можно использовать?

Работа любого предприятия подразумевает наличие документооборота. Чем крупнее компания, тем больше бумаг приходится подписывать руководству. Это могут быть как различные соглашения, так и квитанции, выписки и справки. Чтобы сократить затраты времени на оформление документов, которые требуется визировать подписью директора, можно использовать факсимиле.

Что такое факсимиле

Факсимильной называется копия индивидуальной подписи гражданина, которую переносят на бумагу при помощи штампа. По мере внедрения и распространения электронного документооборота появилось и цифровое факсимиле, представляющее собой изображение подписи, которое переносят в онлайн-документ. 

Физические штампы могут быть:

• с ручной оснасткой — для оттиска нужна отдельная чернильная подушечка;
• с автоматической оснасткой — проставление осуществляется одним движением, чернильная основа уже встроена в конструкцию.

Оформление факсимильной подписи не является обязательным требованием для начала работы фирмы. Иными словами, сделать это можно в любой момент, а не только на старте деятельности. Некоторые предпочитают оперативно заказать печать, факсимиле организации сразу после открытия юр. лица, другие приобретают такой штамп, когда компания разрастается настолько, что у директора уже нет возможности лично ставить свою подпись на всех документах.

Правила применения

Организации и предприниматели могут проставлять факсимильную подпись вместо ручной в следующих документах:

• Договор ГПХ. При условии, что этот момент зафиксирован в тексте самого соглашения, поскольку этого требует ст. 160 ГК РФ.
• Поздравительный бланк: открытка, грамота, благодарность.
• Служебное удостоверение.
• Дополнения к внутренним приказам.

Кроме того, подобная возможность предусмотрена для физических лиц, у которых оформлена инвалидность по причине слишком слабого зрения. Они вправе пользоваться факсимиле для заверения банковских документов, например, при открытии вклада или обмене валюты. Однако для таких лиц необходимо оформить нотариальное свидетельство, подтверждающее идентичность собственной и факсимильной подписи.

Ограничения

Эксперты не рекомендуют визировать с помощью факсимиле документы, согласно которым для владельца наступает повышенная финансовая ответственность. 

Однозначный запрет действует на следующие виды бумаг:

• доверенности;
• трудовые договоры, приказы;
• налоговые декларации;
• любые платежные документы, устанавливающие какие-либо финансовые последствия для руководства;
• кассовая книга;
• приходно-расходные ордеры.

Из письма Минфина № 03-03-06/20808 от 13 апреля 2015 года следует, что первичную документацию бухучета тоже нежелательно визировать таким способом. Прямого запрета в документе не содержится, однако использование штампа вместо ручной подписи может осложнить получение вычета для уменьшения налоговой базы.

Преимущества факсимиле

Такое решение имеет несколько достоинств:

1. уменьшение затрат времени на документооборот;
2. упрощенное внедрение и использование ЭДО;
3. снижение числа рутинных операций для руководства;
4. отсутствие необходимости отправлять документ из филиала фирмы на подпись директору, если тот находится в другом городе, командировке или головном офисе.

Компания «Печатный элемент» предлагает изготовление факсимиле для организаций, предпринимателей и физических лиц в Санкт-Петербурге. Мы гарантируем 100% идентичность референсу, предоставленному клиентом, можем выпустить любое количество штампов, принимаем все виды оплаты. Если вы хотите узнать подробности, свяжитесь с нами через форму обратной связи на сайте.